Quando un'azienda ignora una richiesta di accesso, continua a inviarti pubblicità dopo l'opposizione o tratta i tuoi dati in modo che ritieni illecito, il passo successivo è rivolgersi a un'autorità indipendente. In Italia questa autorità è il Garante per la protezione dei dati personali. Il reclamo è uno strumento accessibile anche senza assistenza legale, ma la sua efficacia dipende molto da come viene preparato.
La base giuridica
L'articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679 riconosce a ogni interessato il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione, se ritiene che il trattamento dei suoi dati violi il Regolamento.
L'autorità deve informarti dello stato o dell'esito del reclamo. L'articolo 78 aggiunge che, se l'autorità non tratta il reclamo o non ti informa entro tre mesi sullo stato o sull'esito, hai diritto a un ricorso giurisdizionale nei suoi confronti.
Reclamo o segnalazione
Il Codice in materia di protezione dei dati personali distingue due strumenti.
| Reclamo | Segnalazione | |
|---|---|---|
| Chi lo presenta | L'interessato o chi lo rappresenta | Chiunque |
| Scopo | Tutelare i propri diritti in un caso specifico | Portare all'attenzione dell'autorità una possibile violazione |
| Esito | Decisione sul caso, con possibili provvedimenti | L'autorità valuta se avviare verifiche, senza obbligo di decidere sul singolo caso |
Se la questione riguarda i tuoi dati e hai già provato a risolverla con il titolare, lo strumento adatto è il reclamo.
Prima del reclamo: rivolgersi al titolare
Nella maggior parte dei casi conviene, e spesso è determinante, aver prima esercitato i propri diritti direttamente nei confronti del titolare. Un reclamo che dimostra "ho chiesto, ho atteso il termine di un mese previsto dall'articolo 12, non ho ricevuto risposta" è molto più solido di un reclamo che descrive il problema senza documentarlo.
Come preparare un reclamo efficace
1. Identifica il titolare
Indica la denominazione completa dell'azienda o dell'ente, la sede e, se disponibile, il contatto del responsabile della protezione dei dati. Li trovi nell'informativa privacy.
2. Racconta i fatti in ordine cronologico
Una sequenza chiara aiuta chi esamina il reclamo:
- quando e come il titolare ha raccolto i tuoi dati;
- quale trattamento contesti;
- quale richiesta hai inviato, in che data e con quale mezzo;
- che cosa ti è stato risposto, oppure il fatto che non hai ricevuto risposta.
3. Indica le norme che ritieni violate
Non serve un'analisi giuridica, ma richiamare gli articoli pertinenti rende il reclamo più preciso: per esempio l'articolo 15 per un accesso negato, l'articolo 21 per il marketing proseguito dopo l'opposizione, l'articolo 6 per un trattamento senza base giuridica.
4. Specifica che cosa chiedi
Per esempio che il Garante ordini al titolare di dare riscontro alla tua richiesta, di cancellare i dati o di cessare un trattamento.
5. Allega i documenti
- copia della richiesta inviata al titolare e prova dell'invio;
- eventuali risposte ricevute;
- prove del trattamento contestato, come email promozionali con data, schermate, registrazioni delle chiamate commerciali annotate con data e numero chiamante;
- copia di un documento d'identità, se richiesta dalla procedura.
Allega solo ciò che è pertinente: un fascicolo ordinato è più utile di uno voluminoso.
Come inviarlo
Il Garante mette a disposizione sul proprio sito istituzionale un modello di reclamo e le istruzioni per l'invio, che può avvenire anche tramite posta elettronica certificata. Conserva una copia completa di quanto hai inviato e la ricevuta.
L'alternativa del giudice
Oltre al reclamo, l'articolo 79 del GDPR riconosce il diritto a un ricorso giurisdizionale effettivo contro il titolare, e l'articolo 82 il diritto al risarcimento del danno. Nell'ordinamento italiano, per la stessa questione tra le stesse parti, reclamo al Garante e ricorso al giudice ordinario sono di regola alternativi: occorre scegliere quale strada percorrere. La richiesta di risarcimento del danno, invece, si propone davanti al giudice.
Che cosa aspettarsi
Il Garante può chiedere informazioni al titolare, invitarlo a soddisfare le tue richieste, ordinare la limitazione o il divieto di un trattamento e, nei casi previsti, applicare sanzioni amministrative. Le sanzioni sono destinate all'erario e non a chi ha presentato il reclamo: se hai subito un danno, il risarcimento va chiesto separatamente.
In sintesi
- L'art. 77 GDPR ti consente di presentare reclamo all'autorità di controllo, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali.
- Il reclamo è più efficace se prima hai esercitato i tuoi diritti presso il titolare e lo puoi documentare.
- Descrivi i fatti in ordine cronologico, indica le norme e specifica che cosa chiedi.
- Reclamo al Garante e ricorso al giudice sulla stessa questione sono di regola alternativi.
- Le sanzioni non vanno all'interessato: il risarcimento si chiede al giudice.