Telecamere nel magazzino, localizzatori sui furgoni, software che registrano gli accessi ai sistemi aziendali: gli strumenti che permettono di osservare il lavoro sono sempre più diffusi. Il datore di lavoro ha esigenze legittime di sicurezza e organizzazione, ma il lavoratore ha diritto a non essere sorvegliato in modo continuo e occulto. In Italia l'equilibrio tra questi interessi è regolato da una norma specifica, che si affianca al GDPR.
La regola di base: l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori
L'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, nella formulazione oggi in vigore, stabilisce che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti da cui derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere installati solo per:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
Inoltre, l'installazione richiede un accordo collettivo con le rappresentanze sindacali aziendali o unitarie oppure, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. Senza uno di questi passaggi l'impianto non può essere installato, anche se la finalità dichiarata è lecita.
Il controllo intenzionale dell'attività lavorativa in quanto tale, cioè sorvegliare quanto e come lavora una persona, non è tra le finalità ammesse.
Gli strumenti di lavoro
Lo stesso articolo prevede che accordo o autorizzazione non siano necessari per:
- gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione, come il computer, lo smartphone aziendale o l'account di posta;
- gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze, come i badge.
Questo non significa che su questi strumenti tutto sia permesso: il datore deve comunque rispettare la normativa sulla protezione dei dati.
La condizione dell'informativa
Le informazioni raccolte con questi strumenti possono essere utilizzate per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, anche disciplinari, solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, e nel rispetto della normativa privacy.
In pratica, l'azienda dovrebbe fornire un regolamento o una policy che spieghi:
- quali strumenti sono in uso e che cosa registrano;
- per quanto tempo vengono conservati i dati;
- chi può accedervi e in quali circostanze;
- con quali modalità possono avvenire i controlli, preferibilmente graduali, partendo da verifiche su dati aggregati.
Il GDPR sul luogo di lavoro
L'articolo 88 del GDPR consente agli Stati membri di prevedere norme più specifiche per il trattamento dei dati nell'ambito dei rapporti di lavoro, e il Codice privacy italiano richiama espressamente lo Statuto dei lavoratori. Restano validi i principi generali dell'articolo 5: finalità determinate, minimizzazione, limitazione della conservazione, trasparenza.
| Strumento | Cosa è ragionevole | Cosa è problematico |
|---|---|---|
| Telecamere | Riprese di ingressi, casse, magazzini per sicurezza e tutela dei beni | Inquadrature fisse sulla postazione di un singolo dipendente; telecamere in spogliatoi e bagni |
| GPS sui veicoli | Localizzazione per logistica e sicurezza, con informativa | Localizzazione continua anche fuori dall'orario di lavoro |
| Email aziendale | Conservazione per continuità operativa, secondo regole note | Lettura sistematica dei messaggi senza regole e informativa |
| Navigazione internet | Filtri su categorie di siti | Registrazione dettagliata e permanente di ogni pagina visitata |
Opinioni e vita privata
L'articolo 8 dello Statuto dei lavoratori vieta al datore di lavoro di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore e su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale. Questo vale anche per l'osservazione dei profili social personali dei dipendenti.
I diritti del lavoratore
In quanto interessato, il lavoratore può esercitare i diritti del GDPR nei confronti del datore di lavoro:
- accesso ai dati che lo riguardano, comprese le registrazioni e i log, ai sensi dell'articolo 15;
- rettifica di dati inesatti, ad esempio nelle presenze registrate;
- informazioni sulle finalità, sui tempi di conservazione e sui destinatari, che dovrebbero comparire già nell'informativa dell'articolo 13;
- reclamo al Garante per la protezione dei dati personali se ritiene che il trattamento sia illecito.
Per le violazioni dell'articolo 4 dello Statuto è possibile coinvolgere anche le rappresentanze sindacali e l'Ispettorato del lavoro.
Un esempio concreto
In un negozio viene installata una telecamera che inquadra la cassa, senza cartello e senza accordo sindacale. Anche se lo scopo dichiarato è prevenire i furti, l'impianto è stato installato senza la procedura richiesta e le immagini non dovrebbero essere utilizzate contro i dipendenti. Un dipendente può chiedere all'azienda se esistono accordo o autorizzazione e ottenere copia dell'informativa.
In sintesi
- L'art. 4 dello Statuto dei lavoratori ammette strumenti di controllo a distanza solo per esigenze organizzative, sicurezza e tutela del patrimonio.
- Le telecamere richiedono accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato.
- Computer, smartphone e badge non richiedono accordo, ma i dati sono utilizzabili solo con informativa adeguata.
- Il datore non può indagare su opinioni e fatti privati non rilevanti per il lavoro.
- Il lavoratore può esercitare accesso, rettifica e reclamo al Garante.