Lavorare da casa ha spostato una parte importante dei dati aziendali fuori dall'ufficio: sul tavolo della cucina, sul portatile usato anche dai figli, sulla stampante del soggiorno. In ufficio molte protezioni sono invisibili e gestite da altri. A casa, una parte di quella responsabilità passa a chi lavora. Non servono competenze tecniche particolari, ma alcune regole chiare.
Separare lavoro e vita privata
Un dispositivo per il lavoro, se possibile
La regola più efficace è usare un computer dedicato al lavoro, meglio se fornito e gestito dall'azienda. Su un computer di famiglia si installano giochi, estensioni, programmi scaricati di fretta: ognuno è un rischio in più per i documenti aziendali che contiene.
Se il computer è condiviso
Quando non c'è alternativa:
- crea un account utente separato per il lavoro, protetto da password, senza privilegi di amministratore;
- non lasciare la sessione di lavoro aperta quando ti allontani;
- non salvare documenti aziendali nella cartella condivisa o sul desktop dell'account di famiglia.
Account separati
Non inoltrare email di lavoro alla casella personale "per comodità" e non caricare file aziendali su servizi cloud personali. Oltre al rischio di sicurezza, spesso è vietato dalle regole interne e rende impossibile all'azienda proteggere quei dati.
Accesso ai sistemi aziendali
- Usa solo gli strumenti approvati dall'azienda: VPN, desktop remoto, piattaforme di collaborazione.
- La VPN aziendale e gli accessi remoti devono essere protetti dalla verifica in due passaggi.
- Non installare programmi di accesso remoto di tua iniziativa per "collegarti al PC dell'ufficio": crei una porta che nessuno sta sorvegliando.
- Disconnetti la VPN e chiudi le sessioni a fine giornata.
La rete di casa
La rete domestica diventa, di fatto, un'estensione di quella aziendale. Assicurati che il router abbia una password di amministrazione diversa da quella di fabbrica, una cifratura WPA2 o WPA3 e un firmware aggiornato. Se in casa ci sono molti dispositivi smart, valuta di isolarli su una rete separata da quella che usi per lavorare.
Videochiamate
Le riunioni online hanno introdotto rischi nuovi:
- controlla cosa si vede alle tue spalle: lavagne, documenti, post-it con password, foto di famiglia;
- usa lo sfondo sfocato o virtuale se l'ambiente non è adatto;
- prima di condividere lo schermo, chiudi le finestre e le notifiche che non devono essere viste; meglio condividere una sola finestra invece dell'intero desktop;
- per riunioni riservate, usa i link con sala d'attesa o password e non pubblicarli;
- ricorda che assistenti vocali e altre persone in casa possono sentire ciò che dici.
Documenti fisici e stampanti
- Stampa il meno possibile. I fogli dimenticati sulla stampante di casa o nel cestino della carta non hanno alcuna protezione.
- Conserva i documenti riservati in un cassetto chiuso e distruggili con un trituratore quando non servono più.
- Se la stampante è di rete, aggiornane il firmware e cambia le credenziali predefinite.
Riservatezza in spazi condivisi
Se lavori a volte da un bar, da uno spazio di coworking o in treno:
- usa un filtro privacy sullo schermo per impedire a chi è accanto di leggere;
- non lasciare mai il portatile incustodito, nemmeno per un minuto;
- evita telefonate su argomenti riservati in luoghi pubblici;
- preferisci l'hotspot del telefono alle reti Wi-Fi aperte.
Furto o smarrimento del portatile
Un portatile di lavoro rubato è un problema di sicurezza, non solo un costo. Per ridurre l'impatto:
- verifica che il disco sia cifrato (BitLocker su Windows, FileVault su macOS): senza la password, i dati non sono leggibili;
- imposta il blocco automatico dello schermo dopo pochi minuti;
- segnala subito il furto all'azienda: possono disattivare gli accessi e, se il dispositivo è gestito, cancellarlo da remoto.
La regola più importante: segnalare
Un'email strana, un clic su un link sospetto, un file aperto per sbaglio, un portatile che si comporta in modo anomalo: in smart working è facile pensare "non è niente" e andare avanti, perché il collega dell'IT non è alla scrivania accanto. È proprio il momento in cui segnalare conta di più. Un'azienda dovrebbe rendere semplice e privo di colpe farlo, e chi lavora da casa dovrebbe sapere esattamente a chi rivolgersi.
In sintesi
- Usa un dispositivo dedicato al lavoro o almeno un account utente separato.
- Accedi ai sistemi aziendali solo con gli strumenti approvati e la verifica in due passaggi.
- In videochiamata controlla sfondo, notifiche e cosa condividi sullo schermo.
- Proteggi documenti fisici, stampanti e il portatile con disco cifrato.
- Segnala subito ogni anomalia, anche se sembra piccola.